Parteneriatul cu unul dintre liderii pietei Business Process Management ne ofera capacitatea de a modela eficient fluxurile de lucru ale clientilor, oferindu-le astfel avantajul organizarii eficiente a activitatii.

K2.net este o suita BPM/Workflow pentru Microsoft Sharepoint care extinde functionalitatile Sharepoint Designer si ofera functionalitati avansate. CS Vision este distribuitor autorizat pe piata romaneasca.

K2 este foarte usor de integrat cu Sharepoint, Office si alte solutii dezvoltate pe platforme Microsoft. Avantajul K2 este ca utilizatorii pot identifica in linii mari procesul, oferindu-le dezvoltatorilor o baza pentru imbunatatirea lui. De asemenea, K2 reduce foarte mult timpul de procesare manuala a informatiilor.

Variantele folosite de K2 in proiectele CS Vision sunt K2 Blackpearl si K2 Blackpoint.

Avantajele folosirii CS Vision ca partener pentru implementarea unui instrument de workflow precum K2 sunt:

• Experienta in implementarea de solutii de Business Process Management sub Windows
• Microsoft Certitied Gold Partner (Enterprise Content Management si ISV)
• Certificari: ISO 9001, 14001, 18001, 27001
• Folosirea la maxim a tuturor functionalitatilor si posibilitatea dezvoltarii de noi module

Am ales K2 ca instrument de workflow in proiectele CS Vision datorita unor functionalitati importante:

Visual Designers
Aceasta functionalitate da posibilitatea tuturor, indiferent de expertiza tehnica, sa se implice in crearea si validarea unei solutii pentru gestionarea proceselor de business. Folosind K2 atat analistii de business, cat si expertii in domeniu si dezvoltatorii IT colaboreaza pentru imbunatatirea proceselor.

• K2 Designer pentru Sharepoint asigura un mediu robust, web-based, pentru crearea proceselor care respecta toate cerintele unui departament/serviciu.
• Extensibilitatea permite ca oricare dintre workflow-urile create sa poata fi dezvoltat prin adaugarea unor functiuni specifice domeniului sau prin adaugarea unor pasi la setul de instrumente deja existente ale workflow-ului.
• Colaborarea permite managerilor de portofoliu sa inceapa construirea proceselor in K2 Designer for Sharepoint, echipa IT preluandu-l pentru completarea pasilor tehnici.

Business Logic
Fiecare organizatie/insititutie are procese care includ o logica de business (Business Logic) care genereaza un lant de decizii prestabilit. Regulile si politicile pentru gestionarea acestor procese sunt gestionate prin intermediul functionalitailor K2.

• Alinierea functiunilor pentru Business Logic permite calcularea variabilelor implicate de diferite procese si formatarea textului pentru diferite tipuri de procese, acestea putand fi salvate pentru reutilizare. Exemplu: pentru aprobarea unor zile de concediu managerul trebuie sa stie de la inceput cate zile de concediu mai are angajatul, sa stie ca datele sunt formatate corect (03.10 = martie 10 si nu 3 octombrie) s.a.
• Extinderea deadline-urilor si redirectarea taskurilor - permite indeplinirea la timp a taskurilor, reducandu-se astfel costurile generate de nefunctionarea corecta a proceselor interne.
• Notificarile automate au rolul mentinerii taskurilor de rezolvat in atentia participantilor la rezolvarea proceselor. Pentru cazurile in care indeplinirea unui proces depinde de diferite alte actiuni, K2 poate transmite notificari la momentul indeplinirii conditiilor pentru actiune (ex: cand pretul la un anumit produs se schimba).
• Alinierea functiilor K2 cu Microsoft Excel si Microsoft Word - ofera companiilor si institutiilor pentru care schimbarile legislative dese determina modificari in formatul documentelor prestabilite si in modul de calcul din documentele excel. Prin K2 se mentine astfel logica de business pentru fiecare dintre documente, actualizandu-se rapid continutul.

Integrare si extensibilitate
Informatia stocata in diferite sisteme de tip CRM, ERP s.a. sunt disponibile prin conectori deja dezvoltati pentru accesare. Investitia necesara pentru dezvoltarea acestor conectori am facut-o deja si ne permite sa oferim clientilor un timp de implementare mai rapid.

• Integrarea Active Directory si Exchange permite integrarea cu procesele pentru automatizarea crearii conturilor de utilizatori si al adreselor de e-mail, pentru actualizarea sistemelor pentru diferite departamente si linii de business in timp real sau pentru gestionarea taskurilor transmise unor alte departamente.
• Organizatorul intalnirilor ofera posibilitatea aflarii programului tuturor participantilor la proiect. Integrarea cu calendarul din Microsoft Outlook permite folosirea K2 pentru crearea cererilor de intalnire.
• Integrarea cu Microsoft Dynamics CRM ofera posibilitatea utilizatorilor sa creeze workflow-uri si procese bazandu-se pe informatiile de marketing, servicii si vanzari din sistemul CRM.
• Integrarea profunda cu Sharepoint K2 ofera toate instrumentele pentru a crea, gestiona si arhiva site-urile SharePoint, interactionand cu toate elementele SharePoint – liste, liste externe, documente, seturi de documente, librarii, formulare si colectii de site-uri.

Alte functionalitati:
- Acces la datele SQL
- Servicii web pentru Smart Objects
- Servicii web pentru Workflow
- K2 Smart Objects si integrare departamentala (sau de linii de business)
- Acces extern la datele si procesele din K2

Task Management
K2 ofera o imagine clara atat pentru manageri cat si pentru angajati referitor la ce este de facut si cand, fara sa fie nevoie de invatarea unor sisteme noi si complicate. Functionalitatile prin prin care face acest lucru sunt:

• Lista de lucru K2 - o imagine centralizata a tuturor taskurilor in cadrul tuturor proceselor, pe care utilizatorii o pot modifica direct din to-do-list-ul personalizat K2.
• Web Part-uri K2 pentru procese, pentru a avea toate detaliile referitoare la procesele create
• Integrare cu diferite tipuri de formulare - pentru cazurile in care este neeaparat necesara pastrarea lor (ex. Formularele cerute de lege in cazul institutiilor publice)

Raportare si auditare
K2 ofera vizibilitate si accesibilitate usoara a informatiilor din intreaga organizatie.

• K2 Report Designer este un instrument usor de folosit chiar si pentru utilizatorii non-tehnici prin care se pot construi rapoarte care filtreaza datele din toate sistemele, oferind informatie precisa si relevanta structurata in rapoarte.
• K2 View Flow este o modalitate de vizualizare grafica, in timp real, a status-ului proceselor, care ofera informatii de audit referitoare la ce decizii au fost luate si de catre cine.
• Vizibilitate completa cu K 2 Process Portals, care ofera o gama impresionanta de rapoarte pentru a putea stabili criterii de referinta pentru posturi si fluxuri de lucru. Usurinta in utilizare permite atat oamenilor tehnici cat si celor non-tehnici sa foloseasca rapoartele existente.

Administrare si managementul proceselor
Administrarea K2 se poate face foarte usor, din Sharepoint sau din aplicatii web-based.

• Programarea proceselor in K2 asigura continuitatea proceselor si respectarea deadline-urilor pentru procesele recurente.
• Aprobarea proceselor administrative si managementul versiunilor pentru evitarea pierderilor de date
• Setari flexibile de securitate pentru procese si taskuri - pentru pastrarea confidentialitatii informatiilor din sistem.
• Instrumente pentru managementul proceselor K2, pentru modificarea proceselor cu noi informatii chiar daca procesul a intrat in lucru.