Consiliul Judetean Cluj are ca principala activitate coordonarea activitatii consiliilor comunale, orasenesti si municipale, in vederea asigurarii serviciilor publice de interes judetean.

Departamentul in cadrul caruia a fost implementata aplicatia de stare civila este Directia Judeteana de Evidenta a Persoanelor, care are ca principale activitati gestionarea si eliberarea certificatelor de nastere, casatorie si deces, a mentiunilor ce se aplica pe aceste documente, si de realizare a rapoartelor si statisticilor la nivel de judet referitoare la nasteri, casatorii si decese.

Situatia initiala

Inainte de implementarea aplicatiei, inscrisurile autentice prin care se dovedeste nasterea, casatoria si decesul unei persoane erau pastrate in registrele de stare civila in doua exemplare, ambele originale. Principalele probleme care apareau din cauza acestui mod de lucru si a inexistentei unei solutii software care sa stocheze toate informatiilor erau:
- Inexistenta unei arhive a documentelor de stare civila centralizata la nivelul intregului judet
- Timpul mare de regasire al informatiilor referitoare la o persoana, de intocmire a rapoartelor si a statisticilor
- Inexistenta unor formulare standardizate utilizate la nivelul intregului judet

Solutia

Pentru solutionarea problemelor identificate in cadrul etapei de analiza, a fost construit un sistem informatic programat in ASP.NET ce lucreaza cu o baza de date SQL Server, ce permite stocarea datelor la nivel judetean si accesul rapid la acestea de un numar mare de utilizatori. Principalele functionalitati oferite de sistemul web implementat sunt urmatoarele:

• Managementul documentelor de nastere, casatorie si deces, precum si a informatiilor culese de pe acestea
• Generarea automata de rapoarte si statistici referitoare la datele demografice stocate in cadrul sistemului, actualizate in timp real. Acestea sunt generate pe baza informatiilor introduse in cadrul actelor de nastere, casatorie, deces si a mentiunilor aferente. Rapoartele sunt parametrizate, afisand informatiile in functie de cerintele utilizatorului, sub forma unui tabel. Informatiile din cadrul rapoartelor pot fi exportate in documente de tip Microsoft Office Excel, Word si Acrobat Reader sau pot fi imprimate direct din interfata aplicatiei.
• Generarea de extrase din registrele Starii civile
• Permite adaugarea facila a noilor certificate eliberate in cadrul departamentului (prin completarea informatiilor standard prevazute de aceste documente, unele dintre ele fiind generate automat) si de mentiuni multiple pe fiecare act de stare civila (adoptii, desfacerea adoptiei, casatorie, divort, deces, rectificare CNP, schimbarea numelui, transcriere act, etc)
• Permite operarea cu caractere speciale
• Permite cautarea rapida a informatiilor in baza de date, pe baza de criterii multiple
• Asigura securitatea informatiilor, accesul la aplicatie facandu-se pe baza de nume de utilizator si parola
• Permite accesul rapid la informatii prin intermediului oricarui browser web
• Permite vizualizarea partajata a informatiilor, in functie de rolul pe care utilizatorul il are in cadrul sistemului (editare, vizualizare, stergere, administrare)

Prin utilizarea acestui sistem informatic, utilizatorii pot crea si dispune de o arhiva electronica cu toate datele demografice din cadrul judetului, in vederea optimizarii timpului de lucru.




Beneficiile implementarii sistemului

In urma implementarii sistemului, datele din registrele de stare civila (incepand cu anul 1895 pana in prezent) sunt introduse in cadrul acestuia pentru crearea unei arhive de documente la nivelul intregului judet. Principalele beneficii ale acestei implementari sunt:

• Optimizarea timpului de regasire al informatiilor, acestea putand fi gasite cu usurinta prin intermediul cautarilor bazate pe filtre multiple
• Existenta unei arhive electronice la nivel de judet cu toate datele de stare civila
• Optimizarea timpului de intocmire a rapoartelor si a statisticilor, prin generarea automata a acestora pe baza informatiilor stocate in cadrul sistemului si a solicitarilor utilizatorilor
• Asigura securitatea informatiilor introduse, sistemul putand fi accesat doar pe baza de nume de utilizator si parola. De asemenea, utilizatorii pot accesa doar anumite zone ale aplicatiei si pot efectua doar anumite actiuni, pe baza rolului pe care acestia il indeplinesc in cadrul sistemului
• Permite accesul online rapid prin intermediul oricarui browser web, de catre un numar mare de utilizatori simultan