Beneficiile folosirii Microsoft Office Sharepoint Server ca sistem de document management:

  • Secretara virtuala – ajuta la organizarea datelor intr-un mod unitar si la gasirea informatiilor rapid si usor.
  • Control asupra informatiilor si proceselor interne – toate documentele se stocheaza intr-un singur loc, existand proceduri referitoare la folosirea unor template-uri sau a unor tipuri de documente. Fluxurile de documente pot fi integrate in Sharepoint pentru ca documentele sa fie prelucrate si aprobate conform cerintelor interne.
  • Consolidarea informatiilor – template-urile ajuta la strangerea omogena a informatiilor, centralizandu-se intr-un singur punct informatiile stranse de angajati
  • Cautare si indexare usoara a informatiilor – cautarea in Sharepoint se poate face dupa continut sau dupa diferite atribute (tag-uri) ale documentelor. Exista peste 200 de tipuri de documente indexate, din mai multe tipuri de surse, care pot fi si surse externe.
  • Managementul continutului – colaborare. Pentru fiecare document poate fi modificat continutul de catre mai multi colegi din acelasi departament sau din departamente diferite. Versionarea asigura pastrarea in siguranta a informatiilor. Auditarea documentelor ofera siguranta calitatii continutului.
  • Securitate sporita datorita sistemului de autentificare. Pentru fiecare companie se pot stabili profile de utilizator care sa determine nivelul de acces la diferite tipuri de documente.
  • Arhivare si back-up rapide pentru siguranta documentelor. Ciclul de viata al documentelor este urmat in mod natural folosind Sharepoint, dupa folosire putand fi cu usurinta arhivate. De asemenea, back-up-urile de siguranta se fac in mod automat, existand si solutii de versionare care sa asigure continuitatea informatiei dintr-un document in cazul unor probleme locale.

Rolul CS Vision in crearea unui sistem de document management puternic

  • Integrarea solutiei de Document Management cu aplicatii specializate si alte sisteme folosite pentru depozitarea documentelor. Abordarea SOA permite CS Vision conectarea Sharepoint la majoritatea aplicatiilor specializate pentru diferite departamente, precum si cu alte sisteme din cadrul parcului IT al clientului pentru a folosi la maxim investitiile anterioare.
  • Abordare orientata spre eficienta. Principiile de lucru pentru realizarea unui sistem de Document Management bazat pe Sharepoint sunt bazate pe fluxul: creare, dezvoltare, pastrare si distribuire a informatiei. Pentru orice tip de implementare aceasta inseamna ca regulile raman neschimbate pe tot parcursul folosirii sistemului, iar drepturile si politicile create pentru documente se pastreaza chiar daca mai sunt necesare dezvoltari.
  • Customizare in profunzime a functionalitatilor pentru a raspunde tuturor nevoilor. Dezvoltatorii CS Vision impreuna cu experti in document management ajuta la crearea si construirea unui sistem de Document Management personalizat, care sa foloseasca toate procedurile cu care angajatii sunt deja familiarizati.
  • Dezvoltarea de module si aplicatii suplimentare pentru a crea solutia cea mai potrivita. O versiune gratuita a platformei Microsoft Office SharePoint Server poate nu raspunde tuturor cerintelor institutiei. Specialistii CS Vision folosesc customizarile si programarea pentru Sharepoint pentru livrarea unei solutii care sa corespunda nevoilor.