Beneficiile folosirii Microsoft Office SharePoint Server ca sistem de management de documente
Rolul CS Vision in crearea unui sistem de management de documente
- Secretara virtuala - ajuta la organizarea datelor intr-un mod unitar si la gasirea informatiilor rapid si usor.
- Control asupra informatiilor si asupra proceselor interne - toate documentele se stocheaza intr-un singur loc, existand proceduri referitoare la folosirea unor modele sau a unor tipuri de documente. Fluxurile de documente pot fi integrate in SharePoint pentru ca documentele sa fie prelucrate si aprobate conform cerintelor interne.
- Consolidarea informatiilor – Modelele de documente creeate ajuta la strangerea omogena a informatiilor, centralizandu-se intr-un singur punct.
- Cautare si indexare usoara a informatiilor - cautarea in SharePoint se poate face dupa continut sau dupa diferite atribute (tag-uri) ale documentelor. Exista peste 200 de tipuri de documente indexate, din mai multe tipuri de surse, care pot fi si surse externe.
- Managementul continutului - colaborare. Lucrul colaborativ pe documente ofera posibilitatea utilizatorilor sa modifice continutul documentelor in timp real, pe acelasi document, fara a mai fi nevoie sa se descarce documentul. Versionarea documentelor asigura trasabilitatea informatiilor si pastrarea informatiilor asa cum au fost editate in fiecare versiune. Auditarea documentelor ofera siguranta calitatii continutului.
- Securitate sporita datorita sistemului de autentificare. Pentru fiecare companie se pot stabili structuri de roluri si drepturi care ofera accesul acestora la informatii, in mod diferentiat, pana la nivel de document.
- Arhivare si back-up rapid pentru siguranta documentelor. Ciclul de viata al documentelor este urmat in mod natural folosind SharePoint, dupa folosire putand fi cu usurinta arhivate. De asemenea, back-up-urile de siguranta se fac in mod automat, existand si solutii de versionare care sa asigure continuitatea informatiei dintr-un document in cazul ca situatia o cere.
Rolul CS Vision in crearea unui sistem de management de documente
- Integrarea solutiei de Management de documente cu aplicatii specializate si alte sisteme folosite pentru depozitarea documentelor. Abordarea SOA(Service Oriented Architecture - Arhitectura Software bazata pe Servicii) ne permite sa conectam SharePoint la majoritatea aplicatiilor specializate pentru diferite linii de business, precum si cu alte sisteme din cadrul parcului IT al clientului pentru a folosi la maxim investitiile anterioare.
- Abordare orientata spre business. Principiile de lucru pentru realizarea unui sistem de Management de documente bazat pe SharePoint sunt bazate pe fluxul: creare, dezvoltare, pastrare si distribuire a informatiei. Pentru orice tip de implementare aceasta inseamna ca regulile raman neschimbate pe tot parcursul folosirii sistemului, iar drepturile si politicile create pentru documente se pastreaza chiar daca mai sunt necesare dezvoltari.
- Customizare in profunzime a functionalitatilor pentru a raspunde tipului de business. Echipa noastra de experti impreuna cu specialistii in managementul de documente ajuta la crearea si construirea unui sistem personalizat de management de documente, care sa foloseasca toate procedurile cu care angajatii sunt deja familiarizati.
- Dezvoltarea de module si aplicatii suplimentare pentru oferi o solutie completa clientilor. Adaptarea si programarea pentru SharePoint sunt serviciile care sustin reusita proiectelor specifice activitatii clientilor.
