Despre organizatie
Situatia initiala
Serviciul in cadrul caruia a fost implementat sistemul este cel de Gestiune Documente si Transporturi din Directia Economica si Administrativa. Principalele activitati ale acestui departament sunt:
- Managementul documentelor aferente transporturilor: foi de parcurs, centralizatoare de combustibil, fisa activitatilor zilnice;
- Gestiunea cheltuielilor legate de transporturi: revizii, reparatii, rovignete, taxe si impozite, anvelope, combustibil.
- Intretinerea parcului auto si gestiunea informatiilor referitoare la masini si soferi
Analiza initiala a aratat ca nu exista un mod centralizat de gestionare a documentelor si a informatiilor. Fiecare directie teritoriala avea propriul mod de management al documentelor, in format electronic sau doar fizic, iar rapoartele le creau manual prin utilizarea rapoartelor Excel.
Inexistenta unui mod de lucru electronic centralizat ridica mai multe probleme, cum ar fi:
- Probabilitatea destul de mare de aparitie a greselilor umane, deoarece toate calculele erau realizate manual
- Inexistenta unei arhive electronice a documentelor si a unei baze comune de calcul a consumurilor
- Inexistenta unei evidente centralizate a cheltuielilor din cadrul institutiei
- Inexistenta unor mecanism de regasire rapida a informatiilor referitoare la expirarea asigurarilor, a licentelor si
permiselor
- Timpul mare de lucru pe care il necesita intocmirea rapoartelor lunare
Solutia
Pentru solutionarea problemelor identificate, a fost creat un sistem software gandit ca un portal intern, ce ofera facilitati de gestionare a documentelor si informatiilor aferente transporturilor.
Solutia a fost creata utilizand tehnologia Microsoft SharePoint Server, o platforma dedicata managementului de documente si care sta la baza tuturor solutiilor de infrastructura ale brand-ului Microsoft. Tehnologia furnizeaza o singura viziune asupra informatiilor, chiar daca acestea provin dintr-o gama variata de surse, reducand in acelasi timp la minimum timpul de regasire a informatiilor dispersate. Incorporand in aceasta platforma functionalitati avansate de management de documente, se obtine un nivel ridicat de flexibilitate si functionalitate.
Functionalitatile aplicatiei „Administrare parc auto”:
Beneficii
Sistemul software dezvoltat ofera toate functionalitatile necesare pentru rezolvarea problemelor identificate in cadrul etapei de analiza a proiectului. Principalele beneficii rezultate in urma implementarii acestei aplicatii sunt:
Situatia initiala
Serviciul in cadrul caruia a fost implementat sistemul este cel de Gestiune Documente si Transporturi din Directia Economica si Administrativa. Principalele activitati ale acestui departament sunt:
- Managementul documentelor aferente transporturilor: foi de parcurs, centralizatoare de combustibil, fisa activitatilor zilnice;
- Gestiunea cheltuielilor legate de transporturi: revizii, reparatii, rovignete, taxe si impozite, anvelope, combustibil.
- Intretinerea parcului auto si gestiunea informatiilor referitoare la masini si soferi
Analiza initiala a aratat ca nu exista un mod centralizat de gestionare a documentelor si a informatiilor. Fiecare directie teritoriala avea propriul mod de management al documentelor, in format electronic sau doar fizic, iar rapoartele le creau manual prin utilizarea rapoartelor Excel.
Inexistenta unui mod de lucru electronic centralizat ridica mai multe probleme, cum ar fi:
- Probabilitatea destul de mare de aparitie a greselilor umane, deoarece toate calculele erau realizate manual
- Inexistenta unei arhive electronice a documentelor si a unei baze comune de calcul a consumurilor
- Inexistenta unei evidente centralizate a cheltuielilor din cadrul institutiei
- Inexistenta unor mecanism de regasire rapida a informatiilor referitoare la expirarea asigurarilor, a licentelor si
permiselor
- Timpul mare de lucru pe care il necesita intocmirea rapoartelor lunare
Solutia
Pentru solutionarea problemelor identificate, a fost creat un sistem software gandit ca un portal intern, ce ofera facilitati de gestionare a documentelor si informatiilor aferente transporturilor.
Solutia a fost creata utilizand tehnologia Microsoft SharePoint Server, o platforma dedicata managementului de documente si care sta la baza tuturor solutiilor de infrastructura ale brand-ului Microsoft. Tehnologia furnizeaza o singura viziune asupra informatiilor, chiar daca acestea provin dintr-o gama variata de surse, reducand in acelasi timp la minimum timpul de regasire a informatiilor dispersate. Incorporand in aceasta platforma functionalitati avansate de management de documente, se obtine un nivel ridicat de flexibilitate si functionalitate.
Functionalitatile aplicatiei „Administrare parc auto”:
- Posibilitatea de gestionare centralizata a tipurilor de autovehicule existente in cadrul parcului auto, precum si a consumurilor aferente fiecarui tip de autovehicul, in functie de anotimpuri si categorii de drum
- Gestionarea informatiilor referitoare la masinile din cadrul parcului si realizarea cu usurinta a rapoartelor pe baza acestor informatii
- Gestionarea informatiilor despre conducatorii auto
- Gestionarea foilor de parcurs;
- Urmarirea incidentelor: in cadrul aplicatiei pot fi urmarite incidentele care au loc prin completarea unui formular aferent incidentului, pe baza caruia pot fi urmarite si etapele parcurse pana la rezolvarea incidentului
- Centralizarea combustibilului: reprezinta un raport ce sintetizeaza informatiile referitoare la consumuri, alimentari si kilometri parcursi, si este generat automat in cadrul aplicatiei pe baza informatiile din foile de parcurs introduse, pentru masina si perioada aleasa de catre utilizator
- Posibilitatea de gestionare a cheltuielilor, atat la nivel de sediu, cat si la nivel central. Pe baza informatiilor introduse referitoare la cheltuieli, se pot obtine o serie de rapoarte pe categorii de cheltuieli, pe sedii, totaluri, rapoarte ce pot fi simple sau grafice.
- Alte rapoarte: Parcul auto (asigurari CASCO si RCA), Reparatii si revizii
- Alerte: aplicatia alerteaza administratorul parcului auto in privinta expirarii permiselor de conducere ale soferilor, a asigurarilor CASCO si RCA, a ITP-urilor si a licentelor, precum si asupra necesitatii platii leasing-urilor sau a efectuarii reviziilor.
Beneficii
Sistemul software dezvoltat ofera toate functionalitatile necesare pentru rezolvarea problemelor identificate in cadrul etapei de analiza a proiectului. Principalele beneficii rezultate in urma implementarii acestei aplicatii sunt:
- optimizarea timpului de lucru si a accesului la informatii: documentele pot fi gasite cu usurinta in cadrul sistemului, iar calculele sunt realizate automat
- generarea automata de rapoarte referitoare la consumul de combustibil, kilometri parcursi, cheltuieli si usurarea modului de creare a rapoartelor customizate de catre utilizatori.
- alertarea administratorilor cu privire la expirarea asigurarilor si a diverselor tipuri de taxe
- asigura securitatea informatiilor si a documentelor stocate
- permite accesarea aplicatiei online din orice locatie prin intermediul unui browser web
