Situaţia iniţială
Înainte de implementarea sistemului software integrat, în cadrul DGASPC nu existau mecanisme electronice de gestionare a documentelor şi informaţiilor, lucru care ridica următoarele probleme:
- Timpul de regăsire al documentelor şi de întocmire al rapoartelor era unul mare
- Nu exista o modalitate de găsire a informaţiilor referitoare la un document în funcţie de ce conţine acesta sau alte date referitoare la el
- Imposibilitatea de lucru colaborativ în cadrul unui dosar
- Gradul ridicat de încărcare a personalului din cauza inexistenţei unor fluxuri standard de lucru sau a unor şabloane de documente
- Instituţia nu beneficia de un site web de prezentare a acesteia şi a obiectivelor sale
În vederea soluţionării problemelor identificate în cadrul etapelor de analiză a fost implementat un sistem software, utilizat de 90 de utilizatori aflati in 30 de locatii. Sistemul cuprinde următoarele componente:
1. Site web de prezentare a instituţiei
Site-ul de prezentare al instituţiei cuprinde informaţii generale referitoare la instituţie, obiectivele acesteia, permite descărcarea de formulare standard şi poate fi actualizat în orice moment de către administratorul aplicaţiei din cadrul DGASPC.
2. Registratura, utilizat pentru înregistrarea tuturor documentelor care intră sau ies din instituţie.
- Permite înregistrarea de documente pe baza unor scenarii predefinite, care permit tratarea diferenţiată a documentelor şi completarea automată a anumitor informaţii în cadrul registrului
- Permite salvarea documentelor scanate în cadrul unei arhive anuale
- Permite găsirea cu uşurinţă a documentelor pe baza unor căutări şi filtre inteligente
- Permite generarea automată de rapoarte
3. Achiziţii, un modul de management al dosarelor de achizitii.
- Permite adăugarea de dosare pentru achiziţii şi a informaţiilor relevante referitoare la acestea
- Permite generarea de documente în cadrul dosarelor pornind de la o serie de şabloane Word sau InfoPath.
- Permite încărcarea de documente stocate pe calculatoarele utilizatorilor
- Permite urmărirea evoluţiei unui document prin intermediul istoricului acestuia.
- Conţine mecanisme de copiere a informaţiilor dintr-un dosar în altul
- Permite arhivarea dosarelor de achiziţie la care nu se mai lucrează
- Facilitează gestionarea codurilor CPV, similar cu mecanismul SEAP
- Permite generarea de rapoarte şi exportul datelor stocate în aplicaţie în fişiere Excel, ce pot fi apoi actualizate automat
- Permite gestionarea informaţiilor referitoare la furnizori şi regăsirea rapidă a informaţiilor prin intermediul serviciului de indexare
4. Resurse umane, destinat managementului documentelor şi a informaţiilor referitoare la posturile din cadrul instituţiei şi la angajaţii acesteia
- Permite managementul fişelor posturilor din cadrul instituţiei şi a dosarului profesional al tuturor angajaţilor companiei
- Permite generarea automată a organigramei pe baza informaţiilor introduse în cadrul sistemului
- Generează automat pontajul, statul de funcţii şi de personal (grupat de direcţii şi departamente), în format Excel
- Calculează automat vechimea în muncă şi numărul zilelor de concediu rămase
- Permite gestionarea concursurilor pentru ocuparea posturilor şi a cursurilor la care participă angajaţii instituţiei
- Oferă un spaţiu de stocare al tuturor documentelor referitoare la resursele umane
5. Managementul calităţii, un site SharePoint, permite utilizatorilor să salveze documente bazate pe şabloane predefinite, să consulte manualul de management al calităţii şi să încarce diverse proceduri.
Pentru managementul proceselor ce au loc în cadrul instituţiei a fost implementat produsul RiverRaft, aplicaţie care se integrează cu Microsoft Office Outlook şi cu modulul de Registratura (prin crearea automata de procese la înregistrarea unui document) şi care are următoarele funcţionalităţi:
- Permite simularea oricaror procese, datorita faptului ca gestioneaza procese ad-hoc (dinamice) si astfel executantul unei sarcini are libertate totala de alegere. Astfel, se vor putea urma toate procedurile generale stabilite prin cele doua standarde ISO. In cazul in care se vor modifica/actualiza procedurile pe parcurs, acest lucru nu va crea un impediment pentru simularea proceselor in RiverRaft.
- Aplicatia permite gestionarea oricator procese, astfel ca nu conteaza numarul de utilizatori ce vor folosi aplicatia, si nici durata de timp in care se va folosi aplicatia, obtinandu-se astfel beneficii pe termen foarte lung.
- Aplicatia este prevazuta cu un panou de control in care fiecare utilizator isi va putea urmari cu usurinta procesele/taskurile in care este implicat
- Se pot primi notificari pe mail si conform cu setarile aferente unor modificari in pocese
- Realizeaza sincronizarea offline
- Evidentiaza procesele si taskurile care necesitarezolvare, pastrand flexibilitatea si ergonomia email-ului
- Aplicatia este prevazuta cu un modul de Administrare accesibil web in care administratorul defineşte utilizatorii ce vor avea acces in aplicatia de management a proceselor
Sistem de management integrat calitate-mediu
Beneficii ale implementării sistemului
- Sistemul implementat cuprinde toate funcţionalităţile necesare pentru eficientizarea muncii în cadrul întregii instituţii. Principalele beneficii ale implementării acestuia sunt:
- optimizarea timpului de lucru şi a accesului la informaţii: documentele pot fi găsite cu uşurinţă în cadrul sistemului, iar calculele sunt realizate automat
- generarea automată de rapoarte bazate pe informaţiile introduse în cadrul sistemului. Rapoartele sunt generate în Adobe Reader sau Excel
- Facilitarea înţelegerii şi a îndeplinirii cerinţelor ISO
- Facilitarea lucrului colaborativ al utilizatorilor în cadrul aceluiaşi dosar
- Crearea unor arhive electronice, pe ani, cu toate documentele primite, expediate sau create în cadrul a diverse compartimente
- Existenţa unei evidenţe clare referitoare la procesele din carul isntituţiei şi la etapele parcurse de către un document
- Asigură securitatea informaţiilor şi a documentelor stocate, accesul fiind realizat doar pe baza unui nume de utilizator şi a unei parole
- Permite accesul aplicaţiei online din orice locaţie prin intermediul unui browser web
